For ledere, HR-ansvarlige og teams i både private og offentlige virksomheder er oplevelsen af "travlhed uden fremdrift" blevet et udbredt problem. Det dræner ikke blot effektiviteten, men også arbejdsglæden og meningen med arbejdet. I dette indlæg ser vi nærmere på, hvordan I kan identificere det overflødige arbejde og genfinde fokus på det, der rent faktisk gør en forskel.
Hvad er pseudoarbejde – og hvorfor har vi så travlt?
Begrebet pseudoarbejde blev introduceret af antropolog Dennis Nørmark og filosof Anders Fogh Jensen i deres bog af samme navn og dækker over opgaver, der imiterer rigtigt arbejde, men som ikke flytter organisationen tættere på dens mål. Det er de aktiviteter, vi udfører, fordi "det plejer vi", eller fordi systemerne kræver det, selvom ingen længere kan forklare formålet.
Det paradoksale ved pseudoarbejde er, at det ofte føles ekstremt krævende. Det kræver energi at navigere i komplekse bureaukratier, skrive statusrapporter til skuffen og deltage i beslutningsløse møder. Men når vi skærer ind til benet, opdager vi ofte, at en betydelig del af vores tid går med at administrere selve arbejdet frem for at udføre det. For at skabe en sundere arbejdskultur er det første skridt at turde stille det forbudte spørgsmål: Hvad ville der ske, hvis vi lod være?
Find jeres kerneopgave i en jungle af procedurer
Nøglen til at bekæmpe pseudoarbejde er at have et knivskarpt blik på organisationens kerneopgave. Kerneopgaven er selve eksistensberettigelsen – den værdi, I skaber for jeres kunder, borgere eller brugere. Når organisationer vokser, har de en tendens til at udvikle støttefunktioner, kontrolmekanismer og dokumentationskrav, der over tid begynder at leve deres eget liv.
Her er tre tegn på, at pseudoarbejdet har taget overhånd hos jer:
- Mødeoverload: I bruger mere tid på at koordinere arbejde end på at udføre det.
- Rapportering for rapporteringens skyld: I producerer data og dokumentation, som ingen bruger til at træffe beslutninger ud fra.
- Metode-fokus over resultat-fokus: I går mere op i, om processen er fulgt til punkt og prikke, end om resultatet faktisk er godt.
- System-default - I løser ikke problemer ved at håndtere dem lokalt, men ved at opfinde processer, politikker, regler og kontrolmekanismer i stedet.
Ved at bruge kerneopgaven som kompas kan I begynde at vurdere jeres opgaver på ny. Understøtter denne rapport kerneopgaven? Gør dette møde os bedre i stand til at levere værdi? Vile det at undlade at udføre arbejdsopgaven egentlig blive bemærket af nogen? Hvis svaret er nej, er det sandsynligvis pseudoarbejde.
Sådan skaber I en mere effektiv hverdag med færre opgaver
Det handler ikke om at løbe hurtigere, men om at løbe i den rigtige retning – og nogle gange om helt at stoppe op. Effektivitet i en moderne kontekst handler i høj grad om evnen til at vælge fra. Her er nogle konkrete områder, hvor de fleste organisationer med fordel kan luge ud:
- Mødekulturen: Indfør færre, kortere og mere fokuserede møder. Overvej om "orienteringsmøder" kan erstattes af en kort besked, så I kun mødes, når der skal skabes eller besluttes noget.
- Digital støj: Tag et opgør med e-mailkulturen. Begræns brugen af "cc" og forventningen om øjeblikkelige svar på alt.
- Dokumentations-detox: Gennemgå jeres faste rapporter og registreringer. Prøv at lade være med at lave en specifik rapport i en måned og se, om nogen savner den. Hvis ikke, så slet den permanent.
- Indfør Key Administrative Indicators, få et overblik over den kompleksitet i selv skaber i stedet for at bureaukratiet umærkeligt øges
Ledelse og modet til at forenkle
At slippe af med pseudoarbejde kræver ledelsesmæssigt mod. Det kræver, at ledere tør give slip på kontrol og i stedet udvise tillid til medarbejdernes faglighed. Det handler om at skabe en kultur, hvor det er legitimt at udfordre meningsløse opgaver, uden at det bliver set som brok eller manglende arbejdsindsats. Det handler om ikke at have travlt bare for travlhedens skyld, men se kritisk på hvad tiden faktisk bruges på. Der skal dobbeltklikkes på opgaver der lyder vigtige men reelt er oppustede og ligegyldige.
Når vi fjerner pseudoarbejdet, opstår der ikke bare et tomrum. Der opstår plads til fordybelse, innovation og den faglige stolthed, der forsvinder, når man har for travlt med ingenting. Det er her, den reelle værdiskabelse og arbejdsglæde findes.
Tag det næste skridt mod en mere meningsfuld arbejdsdag
Hvis I kan genkende udfordringerne med mødeoverload, dokumentationstræthed og en følelse af, at kerneopgaven drukner i administration, kan det være tid til at tage et mere systematisk opgør med de overflødige opgaver.
Som en hjælp til denne proces tilbyder vi workshoppen "Pseudoarbejde i praksis – en workshop om at slippe af med at have travlt med ingenting". Med afsæt i Dennis Nørmarks internationale bestseller bliver jeres arbejdshverdag dissekeret i et trygt og professionelt rum. I får konkrete værktøjer til at identificere pseudoarbejde i netop jeres organisation og lærer at designe en mere enkel og værdiskabende hverdag.
Workshoppen kan skræddersys til både ledergrupper og teams, der ønsker at frigøre tid til det, der virkelig tæller.
Vil du høre mere om, hvordan I kommer i gang? Du er velkommen til at indhente et uforpligtende tilbud nedenfor, eller læse mere om programmets moduler og udbytte her.
