Når samarbejdet bliver utydeligt i en digital kultur

En genkendelig udfordring på moderne arbejdspladser

”Jeg nåede ikke at melde mig til julefrokost!” Peter er ærgerlig og siger det højt i kontorlandskabet. Bag skærmene bagerst i lokalet sidder de to, der har taget ansvaret for julefrokosten, og skæver til hinanden med et sigende blik. Vi havde jo skrevet og mindet folk om det tusind gange, siger de uden ord til hinanden.

Situationen er sikkert genkendelig på mange arbejdspladser. Medarbejdere, der misser DHL-stafet, personaledagen eller julegavevalg, men også medarbejdere, der overser vigtige beskeder om opdateringer af det interne system eller andre lignende informationer.

Når digitalisering skaber mere støj end klarhed

For selv om digitalisering og smarte løsninger skal gøre systemer og processer nemmere, oplever medarbejdere på mange arbejdspladser, at hverdagen også indeholder informationoverload og et virvar af kanaler til kommunikation, hvor medarbejdere selv må jonglere mellem kunder, leverandører, interessenter og kolleger med beskeder af konkret, personlig og privat karakter på Messenger, mail, intranet, WhatsApp eller sms i alle døgnets timer.

Hvad er information overload på arbejdspladsen?

Beskeder går tabt, i en retningsløs digital kultur, hvor mails sendes cc til alle og intranetbeskeder er irrelevante for de fleste, mens budskaber forsvinder i hastig chat-lignende kommunikation. 

Det har naturligvis indflydelse på vores samarbejde og arbejdsglæde. Desværre er det ofte et overset problem i organisationer, fordi der i den digitale omstilling har sneget sig flere intuitive forventninger ind i vores arbejdsliv.

Den ubevidste digitale kultur på arbejdspladsen

Forventninger, som kan være svære at definere og få øje på. I årevis – ja, snart et kvart århundrede – har vi haft forventninger til digitalisering og teknologi som noget, der skal gøre vores samfund og arbejdsliv nemmere. I en historisk kort periode har vi ikke kun vænnet os til at tænke på teknologien som smart og effektiv; vi har også forandret vores tilgang til vores egen rolle i den digitale omstilling.

Den hurtige omstilling afspejler en forventning til digitalisering og teknologi, og helt aktuelt til generativ AI, som sat på spidsen kan efterlade os uden klar retning, plan eller internt fælles sprog for, hvordan vi bruger det digitale.

Hvad betyder en ubevidst digital kultur?

Det er her, de intuitive forventninger sniger sig ind og bliver til en form for ubevidst digital kultur, som der ikke afsættes tid eller dialoger nok til.

I effektiviseringens navn har vi med andre ord ikke taget os den fornødne tid til at udvikle et fælles sprog, tydelige budskaber og klare planer. Vi taler sjældent om, hvordan vi bruger systemerne, men kun om at vi bruger dem. Det betyder, at uklarhed og misforståelser ofte bliver tolket som individuelle fejl, som om det er “de andre”, der ikke gør det rigtigt, i stedet for at se det som et strukturelt samarbejdsproblem. I virkeligheden har vi udviklet en ubevidst digital kultur, der kan have store konsekvenser for vores samarbejde, fællesskab og trivsel. Kommunikation er ofte nøglen til samarbejde, men selv med de mange kanaler og forbindelser, har vi i nogen grad alligevel mistet kontakten.

Konsekvenserne af en ubevidst digital kultur

Det kan betyde:

Ansvarsforskydning og 'os og dem'-kultur

• at der opstår en form for ansvarsforskydning – os og dem kultur, som kan skabe splid mellem medarbejdergrupper eller afdelinger. Eller i værste tilfælde mellem kolleger, der bruger den digitale kommunikation forskelligt. ”Jeg skal altid lægge det ind i det rigtige system, for Poul sender det kun på mail.” Eller: ”Peter skal ikke have lov at komme med til julefrokost, når han ikke respekterer beskeder på intranet.”

Når systemet får skylden

• at systemet får skylden. Når beskeder tilgår de forkerte eller krydser ikke sættes rigtigt, er det ikke unormalt at systemerne får skylden, og der tilkøbes moduler og nye systemer, hvor problemerne ofte gentager sig. For det er ikke et spørgsmål om teknologi, men om hvordan vi anvender den.

Meningstab og digitalt selvansvar

• at medarbejdere oplever meningstab og høj grad af selvansvar – medarbejdere forsøger hver dag at rydde op og regne ud, hvordan det bedst anvendes. Eller også udsætter den enkelte medarbejder vigtige svar eller digitale opgaver, fordi det virker uoverskueligt. Undersøgelser viser desuden at medarbejdere bruger op til 20% af deres arbejdstid på at opdatere digitale systemer.

Generationskløfter og kulturspørgsmål

• at vi forstår det som ”Generationskløft.” De forskellige måder at kommunikere på er naturligvis også skabt af vores vilkår undervejs i vores opvækst. Nogle kalder det generationskløft, men det kan være at skue hunden på hårene, for der er også eksempler på, at det handler om kultur eller mindset i organisationen. 
  
  
• et intuitivt tab – vi holder op med at tale med hinanden om en stor del af vores fælles arbejdsliv, fordi det er et individuelt ansvar at håndtere det digitale, selv om vores digitalisering er kollektiv. Vi taber med andre ord noget, som vi ikke helt kan definere.
  
  

Mobilkultur og distraktioner i arbejdstiden

• uhensigtmæssig mobilkultur. Når det digitale er en ubevidst faktor, kan der opstå en mobilkultur, hvor mobilen er til stedet som et værn mellem medarbejdere. Den har måske et formål, fordi kunder eller andre skriver via apps, men den kan også være genstand for distraktioner.

For mange platforme – for lidt overblik

Vi bliver med andre ord en smule ubevidste – og det kan mærkes i vores digitale kommunikation. For eksempel:

• Der er mere chatkommunikation og mere uklarhed. Chat med hurtige beskeder og hurtige svar reducerer ofte grundigheden, hvor vi som medarbejdere ellers ville have gjort os klart, hvad vores budskab er, og hvad modtageren skal gøre med informationen. Skal hun notere sig det, svare, undersøge noget eller møde op et sted?
• Informationerne flyder på flere platforme. Intranet bliver suppleret af mails og sms’er, og selv informationer, som der er interne regler for skal være på specifikke platforme, finder sted andre steder.
• Medarbejdere modtager beskeder på mange forskellige platforme døgnet rundt. Kunder, leverandører, interessenter og kolleger kan have foretrukne kanaler, så vi som medarbejdere får beskeder på forskellige platforme og selv skal jonglere, registrere, notere – og ikke mindst huske.

Teknologien tager over, både som løsning og ansvar

Hvorfor vi giver teknologien skylden

Når det handler om tilmelding til julefrokosten, er det nemt at give Peter ansvaret for den manglende tilmelding. Alle ved da, at man skal tjekke intranet. Alle ved da, at man skal sætte kryds i boksen ”set” eller ”tilmeld”.  Men Peter er ikke alene, for de mange digitale muligheder efterlader ofte medarbejdere med en opfattelse af ikke at være sammen om at få tingene til at lykkes med teknologien som redskab, men derimod individuelt ansvarlige for, at alle forstår og bruger teknologien hensigtsmæssigt. Uden plan, retning eller fælles sprog.

Har vi de rigtige systemer – eller bruger vi dem forkert?

Det interessante er, at teknologien, der ofte anses som løsningen, også bliver forstået som problemet. Det afgørende spørgsmål er derfor ikke: Har vi de rigtige systemer?
Men: Bruger vi dem på en måde, der bringer os tættere sammen?

Digital bevidsthed handler ikke om at kunne trykke de rigtige steder. Det handler om at forstå:

• hvordan vi selv agerer digitalt
• hvilke blinde vinkler vi hver især har
• hvornår information bliver til samarbejde
• hvornår teknologi bliver til benspænd
• og hvordan vi kan løfte hinanden, også når vores digitale vaner er forskellige

Og måske vigtigst: Teknologi fjerner aldrig behovet for god kommunikation. 

Når vi arbejder digitalt, som om alle tænker og læser som os selv, mister vi både kvalitet, trivsel og relationer. Når vi arbejder digitalt bevidst, får vi noget andet: samhørighed, klarhed og færre misforståelser.

For det er ikke teknologien, der skaber samarbejdet, det er os som mennesker.