Sådan tiltrækker I frivillige og bevarer jeres ildsjæle

Frivilligheden er under pres – og det mærker I i hverdagen

Frivilligheden er ikke væk, men den ser anderledes ud. Mange vil gerne engagere sig – bare ikke nødvendigvis på de samme vilkår som tidligere.

Typiske tegn i foreninger:

• De samme personer sidder på de tunge poster år efter år
• Nye frivillige kommer til – men stopper igen efter kort tid
• En stor del af opgaverne ender hos formand eller få nøglepersoner
• Små konflikter og misforståelser bliver aldrig rigtig taget hånd om
  
  

Ofte handler det mindre om, at folk “ikke gider frivilligt arbejde”, og mere om, at de ikke kan se, hvordan de passer ind, eller hvad der forventes. Derfor begynder arbejdet med at tiltrække frivillige ikke i rekruttering opslaget, men i jeres egen frivilligkultur og måde at lede frivillige på.

Forstå nutidens frivillige og deres motivation

Nutidens frivillige er forskellige – men på tværs af alder og baggrund går nogle fælles motivationsfaktorer igen. Mange frivillige søger:

• Mening – at deres indsats gør en konkret forskel
• Udbytte - at forstå og mærke udbyttet af frivilligt og altruistisk arbejde
• Fællesskab – at høre til og blive en del af et socialt miljø
• Udvikling – at lære nyt og bruge sine kompetencer
• Fleksibilitet – at engagementet kan tilpasses en travl hverdag
• Anerkendelse – at nogen ser og værdsætter deres bidrag
  
  

Et typisk problem er, at foreningen kommunikerer opgaver, men ikke motivation:
“Vi mangler frivillige til …” – i stedet for: “Her er, hvad du får ud af at være med.”

En simpel øvelse er at skitsere jeres “frivillig rejse”:

• Hvordan opdager de jer?
• Hvordan bliver de taget imod første gang?
• Hvad sker der de første uger?
• Hvordan skaber I stolthed og synlig om de frivillige?
• Hvordan støtter I dem, når hverdagen presser?
• Hvordan siger I ordentligt farvel, når de stopper?
  
  

Jo tydeligere I får den rejse, jo lettere bliver det at tiltrække og fastholde frivillige, der faktisk trives hos jer.

Skab fællesskab, stolthed og en bæredygtig frivilligkultur

Det, der får frivillige til at blive, er sjældent selve opgaverne – men den kultur, de træder ind i. En stærk frivilligkultur kendetegnes blandt andet ved, at:

• Nye frivillige bliver taget venligt imod
• Tonen er ordentlig – også når der er travlt
• Der er plads til at spørge, være i tvivl og lave fejl
• Man deler æren, når noget lykkes
• Man er stolt og hjælper med at rekruttere andre frivillige

Små justeringer kan gøre stor forskel:

• Fast velkomst: En kort intro, rundvisning og evt. “buddy”, man kan spørge.
• Synlig anerkendelse: Frivilligfest, takkebeskeder eller synliggørelse af frivillige i nyhedsbrev og på sociale medier.
• Fælles værdier i praksis: Vend jeres værdier til konkrete handlinger – fx “Hvordan ser det ud i vores hverdag, når vi siger, vi vil være en inkluderende forening?”
  
  

Når I arbejder med frivillig kulturen, behøver I ikke opfinde alt på ny. Det handler ofte om at bruge de situationer, I allerede har, mere bevidst til at skabe fællesskab, stolthed og engagement.

Ledelse af frivillige: tydelige rammer uden løn og kontrakt

At lede frivillige er en balance: De får ikke løn, men har stadig behov for struktur og retning. De kan vælge at gå – men kommer typisk for at bidrage, ikke for at stå uden styring.

Nogle centrale greb i ledelse af frivillige:

• Gør forventninger konkrete: Beskriv rolle, timeforbrug og ansvar så præcist som muligt. Det skaber tryghed.
• Uddan de bestyrelsen i ledelse og opstil ansvarsområder og arbejdsopgaver så manglende delegering ikke æder de ledende frivillige op
• Lav beskrivelser så andre nemt kan overtage et ansvarsområde
• Arbejde struktureret med jeres image
• Aftal – antag ikke: Aftal opgaver og rammer sammen i stedet for at tænke “det ved de nok”. Det forebygger skuffelser.
• Skab psykologisk tryghed: Frivillige skal kunne sige fra eller bede om hjælp uden at være bange for at skuffe.
• Tag konflikter tidligt: Små gnidninger om tone, opgaver eller samarbejde er normale, men kan hurtigt vokse. En del af god frivilligledelse er at tage de samtaler i tide.
  
  

Et enkelt refleksionsspørgsmål kan være:

Hvis svaret er “måske” eller “tja”, er der et godt afsæt for at udvikle jeres måde at lede frivillige på.

Fra gode intentioner til konkret plan for frivilligområdet

De fleste foreninger vil deres frivillige det bedste, men uden en plan bliver frivilligområdet let til brandslukning og ad hoc-løsninger. En enkel struktur kan være:

• 1. Kortlæg udgangspunktet
  Hvor mange frivillige har I? Hvor længe bliver de? Hvor er der størst pres?
  
  
• 2. Sæt få, tydelige mål
  Fx flere aktive frivillige, mindre slid på nøglepersoner eller bedre trivsel.
  
  
• 3. Design en enkel frivilligrejse
  Beslut, hvad der altid skal ske, når en ny frivillig starter – og undervejs.
  
  
• 4. Lav en realistisk handlingsplan
  Hellere tre gennemførte initiativer end ti halvhjertede.
  
  
• 5. Lær at kommunikere motivarende så I får andre med
  
  
• 6. Vær dygtige til at forandre jer, være åbne og ikke bare “gøre som vi plejer”
  
  

På den måde omsætter I refleksioner om frivilligkultur, engagement og ledelse til konkrete skridt, der kan mærkes i hverdagen.

Vil I arbejde mere systematisk med jeres frivilligkultur?

Hvis I kan genkende nogle af udfordringerne her – og gerne vil videre fra brandslukning til en mere bæredygtig frivilligindsats – kan det give mening at samle bestyrelse, nøglefrivillige og evt. medarbejdere om et fælles udviklingsforløb.

Workshoppen “Kunsten at tiltrække og lede frivillige – en workshop om engagement, fællesskab og stærk foreningskultur” med Torben Wiese går i dybden med netop de temaer, I har læst om: nutidens frivilligprofil, motivationsfaktorer, frivilligkultur, samarbejde og ledelse af frivillige. Gennem oplæg, cases, øvelser og fælles refleksion arbejder I med jeres egen virkelighed og ender med en konkret handlingsplan for frivilligområdet.

Vil I arbejde mere struktureret og praksisnært med at tiltrække frivillige, fastholde jeres ildsjæle og styrke sammenholdet, kan workshoppen være et naturligt næste skridt.

I kan læse mere om “Kunsten at tiltrække og lede frivillige”, downloade produktbladet eller tage uforpligtende kontakt for at drøfte, om workshoppen passer til jeres nuværende situation.