Tjekliste inden foredrag: det skal du huske som arrangør

Hos Athenas arbejder vi for at gøre planlægningsfasen lettere for dig, som planlægger foredrag og arrangementer. I forsøget på at gøre det mere enkelt at organisere foredrag, har vi lavet denne tjekliste, som du kan benytte. Tjeklisten belyser også nogle af de nyere og vigtige aspekter af det at arrangere foredrag, og kan derfor også bruges når du skal lægge budget for dit næste event. 

MINDST TRE MÅNEDER FØR FOREDRAGET

• Vælg en dato

At vælge en dato at afholde foredrag på kræver altid lidt omtanke. Når du skal bestemme dig for en præcis dato for dit arrangement skal du sørge for at det ikke ligger samtidig med et konkurrerende eller lignende arrangement. Det er også altid en god idé at undgå at lægge et foredrag under en periode, hvor mange folk har fri eller holder ferie. Og husk at tjekke kalenderen for store sportsbegivenheder. 

• Find et lokale

Når det gælder om at finde et lokale til dit foredrag bør du være grundig med at undersøge, hvilket lokale, der passer bedst til dit arrangement. Dit valg af lokale skal stemme overens med det antal deltagere, som kommer, den type aktiviteter der er planlagt og det miljø, du ønsker. Læs evt. vores indlæg om stoleopsætning HER: https://docs.google.com/document/d/1jEpMX22FumYRqsxD6jLQxaxUPIybFKZ2uq7oqVoYc_8/edit

• Book foredragsholderen

Der er nogle helt afgørende ting at tage hensyn til, når du skal booke en foredragsholder. Det vigtigste er at foredragsholderen matcher den målgruppe du sigter efter, arrangementets tema og formål. 

• Markedsfør arrangementet 

Så snart du har sat en dato for dit foredrag, booket lokale og foredragsholder skal du gå i gang med at markedsføre arrangementet. Det bør du begynde på mindst fem uger før afholdelse. 

• Send dagsorden og instrukser ud

Det er altid en god idé at forberede dine besøgende før foredraget; de vil højst sandsynligt gerne have lidt information inden, så de ved, hvad de kan forvente. Derfor bør du et stykke tid inden afholdelse sende relevant information ud, f. eks. en dagsorden for dagen/foredraget, information om evt. dresscode eller andet, som er vigtigt at vide inden foredraget. 

• Tjek op på foredragsholderen og finpuds detaljerne i lokalet

Hvis du ikke benytter egne lokaler, men har lejet dig ind hos et venue, er det vigtigt at de ved, præcis hvordan du gerne vil have, at lokalet fremstår under foredraget. Du bør derfor være tydelig med detaljer omkring placering af møbler, teknik osv. Send også gerne venue en gæsteliste, så de ved, hvor mange, der kommer til foredraget. Du kan også løbende have dialog med foredragsholderen om, hvordan det går med vedkommendes forberedelse. 

MINDST EN UGE FØR FOREDRAGET

• Dobbelttjek at det tekniske udstyr er på plads

Tekniske problemer vil du for alt i verden gerne undgå. Sørg derfor for at det tekniske udstyr som både du og foredragsholderen skal benytte fungerer og er på sin plads. 

• Bekræft gæstelisten og forespørgsler på mad

Sørg for at give ejeren af venue en opdateret gæsteliste, særligt hvis der skal arrangeres noget mad eller lette anretninger før, under eller efter foredraget. 

DAGEN FØR FOREDRAGET

• Gennemgå lokalet

Dagen før foredraget er det vigtigt at gå en runde gennem lokalet og forsikre dig, at det hele er organiseret efter foredragets behov. Det er også vigtigt, at du virkelig tager dig tid til at tjekke det tekniske udstyr. Alt skal spille! 

• Sørg for at skilte og tidsoversigter er på plads

Skilte er nødvendige for at dine gæster kan finde frem til det rum, hvor de skal høre foredrag. Skilte er nyttige, for så kan gæster kan finde rundt. 

PÅ SELVE DAGEN FOR FOREDRAGET

Sørg for at have kollegaer eller medarrangører tæt på dig hele dagen. Du kan få brug for hjælp til at håndtere uventede kriser eller forsinkelser i tidsplanen. 

• Hold tiden!

Forsøg så vidt det er muligt at holde tiderne, skab et flow i aktiviteterne og undgå forsinkelser. 

• Ha’ det sjovt!

Nyd det og se hvordan dit store arbejde betaler sig. 

• Oprydning

Nogle udlejere ordner oprydning og rengøring for dig, mens andre kræver, at du returnerer lokalet i den stand, du modtog det i. Tjek hvad der gælder på forhånd. 

EFTER FOREDRAGET

• Tak

Send en tak til foredragsholderen og til de frivilligere, hvis du har haft ekstra hjælp under afviklingen. 

• Evaluer

Lav en opfølgning på foredraget efter afholdelse for at vurdere, hvor godt det gik, om der er noget, du kan gøre bedre en anden gang og få nyttige tilbagemeldinger. 

Denne tjekliste giver en idé om, hvad du kan gøre før, under og efter et foredrag. Men hvert foredrag er unikt, og det kræver specielle opgaver fra gang til gang. Brainstorm dig selv frem til ting, der er vigtige for dig at huske på, inden næste foredrag. Ingen kender dit events formål bedre end dig.