Torben Wiese

Få en effektiv arbejdsdag med nye vaner

Tiden er det mest værdifulde, vi har. Overalt er den med os, og lige meget hvad vi foretager os, bruger vi af tiden. Arbejdspladser ønsker naturligt nok, at vi bruger tiden effektivt, men hvordan gør man det? Her får du inspiration og øvelser til at vurdere dine nuværende vaner, og til hvordan du indfører nye, effektive og endnu bedre vaner i din arbejdsdag.

I offentlige som private virksomheder er lønudgiften oftest den største enkeltstående omkostning, og kan vi hver især nå mere, vil dette alt andet lige være interessant. ”Effektivt” er dog ikke udelukkende positivt. For hvad hjælper det, at vi får en masse fra hånden, hvis det er værdiløst, det vi laver, og vi desuden glemmer samvær, kreativitet, grin, smil og glæde og en god balance i arbejdsdagen og livet?

Mere effektivt er ikke kun at gøre det samme som før – bare hurtigere. At nå mere på samme tid. Det kan også være at prioritere tiden bedre, at vi fjerner værdiløse opgaver eller automatiserer dem, at vi udfører arbejdsopgaver i en anden kvalitet og på mere optimale tidspunkter. Skal vi være mere effektive, kan vi altså både justere tempoet (op eller ned!), ændre rækkefølgen vi laver tingene i, automatisere dem, justere tidspunktet, ændre kvaliteten, og hvem der udfører dem – eller helt fjerne opgaverne.

Hvad effektivt er for netop dig og jer, er der ikke noget standardsvar på, men min erfaring er, at de fleste ledere og medarbejdere med indførelsen af nye vaner vil kunne udføre mere af det vigtige, reducere det kedelige og uvigtige til gavn for bl.a. kunderne, kollegerne, arbejdsglæden, kreativiteten, markedspositionen, konkurrenceevnen og økonomien.

For at være effektiv er det et godt udgangspunkt at vide, hvad der helt grundlæggende er dine vigtigste:

1. Ansvarsområder (dét du har ansvar for men ikke nødvendigvis selv skal udføre)

2. Arbejdsopgaver (de opgaver du har ansvaret for, at netop du udfører)

Kan vi eller team’et ikke (længere) kende forskel på ansvarsområder og arbejdsopgaver, er der stor risiko for, at:

• Forkerte ting bliver lavet først, og de vigtigere udskudt eller forsinket

• Forkerte mennesker (for dyre eller overkvalificerede til dette) laver opgaven

• Vi laver (for meget) andet, end vi er ansat til

• At det altid er de samme personer, der arbejder over, og de andre der altid går til tiden

Husk dog, at du ud over de mere håndgribelige arbejdsopgaver altid har som både ansvarsområde og arbejdsopgave, at:

1. Medvirke til god stemning og være en glædesyder og ikke kun en glædesnyder

2. Medvirke til andres velbefindende, samt

3. Være både forandringsparat OG forandringsskabende

Vælger du først det vigtige eller det, der haster? I en travl hverdag kan vi nemt forveksle ting, der er vigtige, med ting der haster, og det er typisk ikke vores vane med at sige ”ja” til ting men mere vores tilbøjelighed til at sige ”nej (tak)” til opgaver, vi skal opøve og herigennem styrke vores bevidste prioritering. Derfor kan du med fordel – lige nu:

1. Lave en liste over de 10-20 første arbejdsopgaver du har (stort som småt) – ting der optager din arbejdstid

2. Vurdere hvilke af disse du vanemæssigt tager først – lav en typisk cirka rækkefølge

3. Tænke over hvad grunden er til netop denne rækkefølge?

4. Laver du ting i løbet af dagen, som du synes er værdiløse (mindre værdifulde)?

5. Hvad kan/skal med fordel ændres?

6. Hvem har ansvaret? (dig!)

Vælger du først de ting, du kan li’, eller de opgaver der er værdifulde? Det er skønt, hvis de opgaver, vi kan lide, også er værdifulde. Sådan er det bare ikke altid, og vi skal være gode til at vælge det vigtige og sige nej til behagelige ”tidsrøvere”, som vi måske synes godt om, men som intet tæller i det store billede og desuden blot udskyder de vigtige opgaver.

Planlægger du godt – og gennemfører du det, du har planlagt? Min erfaring er, at har vi planlagt noget, øger det muligheden for, at det bliver gennemført. Desværre møder jeg ofte teams og organisationer, hvor man i en eller anden grad benytter sig af ad-hoc planlægning – man møder op, og ser hvad dagen bringer. Altså lader omgivelserne styre dagen og prioriteringen. Dette føles måske rart og ganske givet også aktivt og travlt – og en typisk indvending på forslag til bedre effektivitet fra disse medarbejdere er: ”Jeg kan altså ikke gøre det anderledes for alle hiver i mig – kunder, kolleger og min leder”.

Du kan med fordel vurdere:

1. Hvor meget af din dag er planlagt senest dagen før?

2. Hvor meget af det du har planlagt bliver også gennemført?

3. Hvad planlægger du ikke, og hvad bliver derfor heller ikke gennemført?

4. Styrer dagen dig, eller er det mere dig, der styrer dagen?

5. Er det noget, du har tænkt dig at blive ved med?

De færreste steder – hvis nogen – vil man kunne opnå, at 100% af det, man har planlagt, også bliver gennemført, og dette er heller ikke målet. Målet er at finde en sund balance, planlægge tid til samvær og pauser, samt få ryddet ud i begrænsende vaner, der måske føles trygge, men som æder vores tid dag efter dag.

Denne artikel var vigtig for mig, det var både mit ansvar og arbejdsopgave at få det gjort – og forhåbentligt værdifuld for dig. Derfor havde jeg planlagt at skrive den og nu er det gennemført – og jeg kunne li’ det.

Det, der har din fokus – får din tid.

Grib din kollega i at gøre noget rigtigt!

Alle vil gerne have trivsel og arbejdsglæde men tit overlader medarbejdere hele ansvaret for arbejdsglæden til lederen og det er slet ikke sikkert det ligger godt der. Arbejdet er der vi bruger det meste af vores vågne tid og helt fundamentalt er livet for kort til ikke, at have livsglæde i arbejdstiden. Glæden er naturligvis mest behagelig og reducerer herudover risikoen for sygdom og stress, den giver lyst, energi, tro og mod, vi får flere nye ideer og tiltrækker i øvrigt også medarbejdere.

Derfor har enhver ansvarlig og moderne arbejdsplads fokus på arbejdsglæden og det er god ledelsesmæssig latin at lederen har det endelige ansvar for at sikre god kultur, stemning og glæde i arbejdstiden. Omvendt er det også bare sådan, at selv om vi er på arbejde så er det stadigt i sidste ende vores eget liv vi lever og vi har hver især en pligt til at medvirke aktivt til trivsel og arbejdsglæde og til at gøre opmærksom på hvis vi oplever ledelse der er utilfredsstillende.

Desværre oplever jeg ofte teams og afdelinger hvor det virker som om at opgaven med at skabe arbejdsglæde ligger hos lederen. Er lederen så dårlig er arbejdsglæden lav og man går egentligt bare og venter og håber på, at vedkommende bliver bedre eller skiftet ud. Jeg mener ikke at medarbejderen selv kan og skal fikse alt og at vi skal blive på arbejdspladsen for enhver pris. Men tiden ind til du selv rejser, til lederen vågner op eller bliver udskiftet er vel også en form for liv?

Personligt vil jeg aldrig overlade det fulde ansvar for min arbejdsglæde til ledelsen. Udfordringen er nemlig, at ledere i dag har travlt med (mindst) 1000 andre ting end direkte at sikre din arbejdsglæde. De er optaget af egne specialer, ansættelsessamtaler, ledermøder, budgetter, rejser, uddannelser og daglig drift og mange ledere har derfor slet ikke nok fokus på medarbejderens velvære og afdelingens stemning. Det er selvfølgeligt for dårligt hvis de har personaleansvar – enig – men det gør det ikke desto mindre endnu vigtigere at du som medarbejder tager medansvar for de følelser der præger dig selv og dine kolleger.

Mange ting har naturligvis indflydelse på arbejdsglæden. Fysiske forhold, løn, uddannelse, udvikling, ændringer, ansvar, indflydelse, frihed m.v. Ikke alt har du indflydelse på men gør det til en god vane selv at gøre en forskel der hvor du kan og husk at det du sender ud af glæde kommer tilbage til dig selv. Grib dine kolleger (og ja, også din leder) i, at gøre noget rigtigt, ros hinanden, smil og kom med positive tilkendegivelser og skab glad stemning. Dette er ikke forbeholdt lederen, selv om det måske har en anden og nogen gange større vægt at få positiv opmærksomhed fra netop lederen. Find noget, at fejre hver dag og ikke først når et projekt eller et budgetår er færdigt. Bliv glad over ros fra en anden afdeling, at en deadline holdes, at en kunde har anbefalet os, at IT ikke gik ned, at vi nu går mod lysere dage, at det sner eller ikke sner, at Peter er kommet tilbage fra ferie og at, der i dag er kartoffelsuppe til frokost etc.

Vi behøver slet ikke fejre med champagne og kage hver gang men kan i det daglige give et smil, et skulderklap, en kop kaffe, en high five, en tegning eller seddel med en hilsen, sætte musik på, give et knus eller et par anerkendende ord som gør din kollega’s dag bedre.

Store successer bygger på små successer og hver gang du giver eller modtager ros fra en kollega er det en succes for dig der gør din dag bedre. Så er det i øvrigt også nemmere at tale om problemer hvis dette bliver aktuelt.

Hermed er du med til, at sørge for at jeres arbejdsplads er både et godt sted at være.

Rigtig god dag.

De bedste hilsener

Torben Wiese

Sådan bliver du glad for livet – også i arbejdstiden

Har du et ønske om at være glad i livet? Mit mål er hver dag at gå gladere i seng, end da jeg vågnede om morgenen. Ofte er det dog nemmere sagt end gjort – specielt hvis arbejdsglæden halter. Men hvem har ansvaret for din livs- og arbejdsglæde?

Elsker du livet? Måske et stort spørgsmål, men er der noget vigtigere spørgsmål – og svar – specielt når vi nu er her så relativt set kort tid? Savner du anerkendelse, at blive set, at le, skraldgrine og savner du noget mere tossethed i dit liv? Når vi glædes og har succes, udløses der kemiske stoffer som serotoniner (der glæder), endorfiner (som giver velvære) og dopaminer (der belønner) i vores krops og hjernes indre laboratorium, og så har vi det godt og vidunderligt. Herved reducerer vi desuden risikoen for sygdomme og stress, og vi får lyst, energi, tro og mod, vi ser flere nye muligheder, kommer på nye ideer, og forandringsprocesser går nemmere når vi er positive.

Udover de dejlige følelser, er der også masser af fornuftige grunde til at være mere grundglad end grundsur. Jeg taler ikke om at gå lalleglad igennem livet og aldrig være skuffet, ked af det, utilfreds, berettiget vred, indigneret, rasende eller altid gladelig blot affinde sig med alt – slet ikke. Men det at have en gennemgående grundfølelse af livsglæde og taknemmelighed.

Hvem har ansvaret for din livsglæde?

Over en periode kan vi naturligvis have bedre dage end andre, nogle dage hvor vi er mere givende og opmærksomme og andre dage det modsatte. Men hvis du ser på dig selv i gennemsnit, er du så mest en, der udstråler glæde og skaber glæde? Eller er du mere en, der møder op på arbejdet, stråler negativt og med din attitude siger: ”fyld mig op – det har været en forfærdelig weekend… igen”? – og så måske oven i købet kommer hjem og klager over, at der er dårlig eller bare ingen stemning på kontoret?

Glæde er ikke kun noget vi skal have, når vi kommer hjem, holder weekend, tager på ferie eller en gang bliver gamle. Det er (da) ikke nok at leve for dine ferier, weekender og fridage? Så når arbejdet fylder det allermeste af dit liv, så er det jo ulideligt hvis arbejdstimerne trækker fra i dit glædesregnskab. Sørg for at de lægger til i glædesregnskabet i stedet.

Husk imidlertid, at det ikke er chefens, firmaets eller HR afdelingens ansvar, at netop du er grundglad og har livsglæde i dit liv. Jo, de har et medansvar og er de kloge, tager de det alvorligt. Men valget er i sidste ende dit, og du har alle muligheder for at ændre på det, når du vil. Vi er hver især hovedansvarlige for det, vi oplever i livet – også glæden. Det er skønt at være på en arbejdsplads hvor glæden trives, men i sidste ende er og bliver det dit liv – og du har altid et valg. At gøre noget, at kæmpe, sige til og fra eller prøve noget helt andet.

Glade vaner – dit ansvar

Vil du ændre dit glædesniveau, starter det med at:

– Du beslutter for at dine følelser og herunder glæden er vigtigt for dig – og måske også for dine omgivelser

– Du tager hovedansvaret for din egen livsglæde – også på arbejdet

Herefter kan du med fordel:

– Dagligt stoppe op og fokusere på de ting, der gør netop dig glad

– Dagligt gribe andre i, at gøre noget godt – se andre, smil, ros og anerkend dem

– Løbende lære noget helt nyt – vær nysgerrig

– Sig godmorgen og farvel – med øjenkontakt

– Mød/spis/tal med andre – gør noget andet end du plejer

– Planlæg, prioriter og styr din tid – og sørg for små pauser til dig selv

– Sætte dig roligt, luk øjnene, træk vejret dybt og pust langsomt ud – i alt 10 gange og lyt imens til din vejrtrækning

– Hver dag tænke over hvad der gjorde netop i dag rigtig god – og hvad der skal gøre dagen i morgen god

– Vurdere om du er det rigtige sted og være taknemmelig for det

– Sige til hvis du ikke synes tingene fungerer godt nok for dig, kom med konkrete eksempler og gode forslag og vær med til at lave en ændring

I et travlt liv risikerer vi let, at ”forventningens glæde er den største” – større end glæden over det, der sker lige nu og her. Øg dit nærvær og mærk glæden lige nu – den må og skal altid være større end forventningens glæde. Ellers er det på tide at bryde vanen.

Rigtig glædelig dag.

De bedste hilsener

Torben Wiese

Udnævn dig selv til chef for forandringer

Har du hørt, at du skal være ”forandringsparat” – og tænkt ”åh! Nu igen”? Så er du ikke alene, og det bliver kun værre endnu. Se her, hvorfor og hvordan du bedst bryder vanerne og håndterer de nye krav og muligheder.

”Det eneste konstante er forandringen” sagde den græske filosof Heraclitus for mere end 2.500 år siden og i dag er det mere sandt end nogen sinde før. Verden er i konstant udvikling og kun én ting er sikkert – det kommer aldrig til at gå så langsomt, som det gør i dag! Hver dag skifter alt omkring os med en stadigt større hast, og der er ikke noget der tyder, på at udviklingen flader ud – tværtimod, den accelererer.

Som organisation, leder, medarbejder og som privat menneske kan vi være sårbare over for forandringer, men de præsenterer samtidigt muligheder for at nå højere, lykkeligere og bedre mål – nemmere, sikrere og hurtigere og den bedste måde ikke at sakke bagud, er at løbe forrest.

Man kan håndtere forandringer på 3 måder:

– Man lader stå til – man gør intet og opdager ikke engang de nye muligheder/trusler

– Man får ”hjulpet ændring” – nye situationer tvinger én til handling, men på bagkant. Eks.: Kunderne rejser, de gode medarbejdere går, folk går ned med stress, arbejdsglæden er i bund og konkurrenterne kommer med skræmmende nyheder.

– Man skaber løbende ”frivillige” forandringer. Hele organisationen er på forkant, er vågne, åbne, ydmyge over for egen succes og ser forandringer som en mulighed for at bevare det gode, opnå vækst og mål og som et middel til at undgå at ende i uønskede situationer.

I en forandrende tid er det klart, at de frivillige ændringer skaber den sikreste og stærkeste konkurrencemæssige organisation, og man er forandringsskabende i stedet for blot forandringsparat.

Men overfor alle forandringerne står vanerne som hjernen elsker, fordi den for det første sparer energi for hver vane vi har, og for det andet, fordi vanen giver en følelse af tryghed

Den moderne menneskehjerne er designet for ca. 100.000 år siden og udkonkurrerede Neandertalerens hjerne (de uddøde bl.a. fordi de ikke kunne tilpasse og udvikle sig så godt som homo sapiens). Dengang var menneskehjernen den smarteste af alle, som man kunne kalde version 1,0. Vores hjerne er imidlertid stadig som dengang, men livet er et andet og det stiller helt andre krav til vores hjerne end den oprindeligt er udviklet til.

Tryghed er vores mest dominerende psykiske behov – og hjernen føler netop tryghed når vi gør hvad vi plejer. Kan du derfor høre dig selv eller andre sige: ”Skal man forandre noget der virker?”, ”Vi er jo ikke en gang færdige med de sidste forandringer!” eller ”Jeg er som jeg er og sådan må de tage mig”– så er det dybest set helt naturligt. Endda finder man ofte i organisationer en fælles tryghed, i en fælles utryghed.

Hvilken vanetype er du?

Vi møder typisk 4 arketyper:

– Bagstræber (Ser forandringer som et onde og er i direkte opposition – kommer ikke på nye ideer)

– Plejer (Er tilskuer, tænker statisk og reagerer mest – men ikke nødvendigvis – modarbejdende. Kommer måske med nye ideer, men mest til egen fordel)

– Parat (Søger mulighederne i det nye, udnytter og implementerer det nye. Kommer på ideer og forandringsforslag, også for helheden – og er god til at følge dem til dørs)

– Skaber (Ser forandringer som en nødvendighed, skaber dem og tænker nyt – har mange nye bolde i luften, men griber dem dog ikke altid)

Når alt forandrer sig, bringer det, der har bragt jer derhen hvor I er i dag, jer ikke derhen hvor I gerne vil. Derfor er et af de vigtigste konkurrenceparametre vi har vores evne til at tænke nyt og håndtere forandringer. Konkurrenterne leverer også gode produkter og services, så kunderne køber der, hvor de mærker en åbenhed over for det nye og hos dem som tænker nyt til kundens fordel. Derfor ønsker vi også ledere og medarbejdere der er ”Konstruktive” og ”Udviklere”, og lad så bare de andre typer søge over til konkurrenterne – men det gør de nok ikke!

”Vaner har lange rødder” siger et kinesisk ordsprog, og sandt er det, at det kan være svært at ændre noget der føles godt – og alt nyt er jo heller ikke nødvendigvis godt nyt. Derfor er det så vigtigt at have vores mål og drømme for øje så vi kæmper sammen og holder fast i, at vi både kan og skal ændre og justere os. Eller som de gamle indianere sagde: ”Hvis din hest er død, så stå af”.

Tillykke. Du er derfor hermed udnævnt til chef for forandringer – store som små. Det er dem og dig, vi har brug for.

God dag – og nyd alt det nye.

Vanebrydende hilsener
Torben Wiese