Sådan skaber du de mest optimale rammer for dit arrangement

Tid og timing

Når du har fundet den forhåbentligt perfekte foredragsholder til dit event, kan du fokusere på at skabe de optimale rammer for afholdelsen af arrangementet. Vær i god tid hvis muligt, især hvis du ønsker at booke en bestemt populær og kendt foredragsholder til dit arrangement.  Foredragsholderens kalender kan være meget optaget langt ind i fremtiden og have begrænsede ledige datoer og tider.

Hvis der er tale om et arrangement, som du enten skal sælge billetter eller invitere kunder og lignende til, så tjek kalenderen i god tid for eventuelle højtider, helligdage, sportsbegivenheder og store arrangementer i dit lokalområde. Det sker ofte, at man senere opdager, at arrangementet falder sammen med Champions League finale og deslige. Det kan koste både fokus og antal af fremmødte.

“Tænk over tiden – hvor megen tid skal der bruges på hvert element? Og husk pauser – under, før eller efter”.

Tænk på, at deltagerne er mere oplagte til ny information, når de har et klart hoved. Desuden kommer deltagerne til et arrangement ofte også for det sociale aspekt. Giv deltagerne, uanset om det er internt på en arbejdsplads eller til et åbent arrangement, tid til og mulighed for at tale sammen og blive mentalt klar til at lytte til foredraget og være tilstede. 

Er der mange deltagere til et arrangement så undervurdér ikke den tid, som det tager at tømme og fylde en sal.

#1 Vær ude i god tid, da foredragsholderen kan have begrænsede ledige datoer

#2 Tjek kalenderen for højtider, sportsbegivenheder, helligdage og lokale arrangementer

#3 Sæt tider på arrangementets forskellige dele, og husk pauserne

#4 Pas på med at lave pauserne alt for korte – dette sker oftere end det modsatte

Informér bindeledene

Et af de vigtigste punkter i denne guide og vores vigtigste råd som bindeled på mange tusinde foredrag er, at du før afholdelse af dit arrangement sikrer en god kommunikation med foredragsholderen (alternativt et foredragsbureau eller manager – men vær sikker på, at de ved noget om produktet og den valgte foredragsholder!). 

Sørg for at gøre brug af den erfaring og viden, som enten foredragsholderen eller bureauet ligger inde med, så grundlaget for dit arrangement bliver optimalt. Ligesom det er vigtigt internt at have fastsat klare mål for, hvorfor I afholder jeres event, er det altafgørende, at foredragsholderen er sporet ind på, hvad vedkommende skal levere i sit oplæg.

Sørg for at planlægge samtaler eller at skrive sammen med foredragsholderen inden dit event løber af stablen. Det giver ro i maven for begge parter. Desuden sikrer det, at du har mulighed for at komme eventuelle misforståelser i forkøbet. 

Forklar tydeligt foredragsholderen, hvad I forventer jer af vedkommende, og giv information fra jeres side, som kan gøre vedkommende klogere på jeres organisation. 

Forbered også meget gerne foredragsholderen på, hvor mange gæster eller deltagere, der i sidste ende kommer, og hvis muligt, hvordan deltagersammensætningen er. Hvis det udelukkende er en bestemt afdeling, faggruppe, alder eller branche, der er repræsenteret, kan det være vigtig viden for foredragsholderen i forberedelsen. Du kan med held også fortælle lidt om, hvad der ellers foregår på dagen. 

Rent lavpraktisk er det vigtigt, at foredragsholder og arrangør har udvekslet telefonnummer og kontaktinfo inden dagen for afholdelse. Sørg for som arrangør at holde din telefon åben, så foredragsholderen kan komme igennem, hvis der skulle være sket noget uforudset på vej til eventet. Det kan være alt fra hvilken indgang, der skal benyttes til forsinkelser pga. trafikale problemer, sygdom, etc.

#1 Planlæg indledende samtaler med foredragsholderen for at sikre budskaber

#2 Forklar tydeligt, hvad I forventer fra jeres side

#3 Giv foredragsholderen relevant information om jeres organisation

#4 Forbered foredragsholderen på deltagersammensætningen

#5 Sørg for, at der er udvekslet telefonnumre inden dagen for afholdelse

#6 Hold altid din telefon åben på dagen

Rammerne for foredraget

Når dagen for afholdelsen af foredraget oprinder, er det vigtigt, at rammerne for dit arrangement er i orden. Sørg for, at der er tænkt over placering af stole og borde, og om opsætningen understøtter det, som du vil med arrangementet. 

Har alle deltagere frit udsyn til foredragsholderen? Og er der mulighed for gruppesamtaler undervejs, hvis dette er påkrævet? Skal folk selv vende stolene, etc. 

Hvis muligt er det også en rigtig god idé at tilpasse antallet af stole til det faktiske antal deltagere. Det påvirker oplevelsen for både deltagere og foredragsholder, hvis der f.eks. er for mange ledige stole. 

Vælg den optimale opsætning af borde og stole, så det understøtter dit event.

Det er vigtigt, at lyd og lys understøtter foredraget optimalt. Gå lokalet igennem, sæt dig eventuelt på nogle af de dårligste pladser og se og hør, om der er brug for ændringer. Hvis du selv som arrangør sidder hele arrangementet på forreste række, så opdager du ikke nødvendigvis problemer bagerst i lokalet. 

Tjek AV-udstyret, og sørg for, at alt virker korrekt. Det kan stresse både foredragsholder og arrangør, hvis der skal rodes med teknikken, kort før foredraget begynder. 

Desuden kan det fjerne fokus fra deltagerne, hvis tekniske problemer leder til at arrangementet bliver forsinket. Vær desuden opmærksom på, at nogle foredragsholdere kan have specificeret, hvilket udstyr deres oplæg kræver i kontrakten

#1 Sørg for at lyd og lys er i orden, så alle deltagere nemt kan følge med

#2 Sæt dig enten før eller under arrangementet på en yderplads og oplev lyd og udsyn

#3 Tjek AV-udstyr, så optakten til et foredrag ikke ødelægges af tekniske problemer