Den ultimative guide: Alt du skal vide, hvis du vil lave online foredrag/webinar

Corona-krise og forsamlingsforbud og mindre fysisk kontakt har tvunget foredragsbranchen og foredragsholderne, der lever af det fysiske møde, til at tænke anderledes. TEAMS, Zoom og online webinar er bare nogle af de nye formater og ord, der har præget særligt 2020 men også 2021. Men er de online foredrag så kommet for at blive, nu hvor vi ser genåbning og vaccinerne hjælpe os på vej tilbage mod en mere normal hverdag med fysiske foredrag og større forsamlinger? Det tror vi på. De online foredrag og webinarer kan nu ikke længere erstatte de fysiske foredrag, men de kan tilføre noget ekstra. 

To af de helt store fordele ved online foredrag er blandt andet: 

Større eksponering 

og

Mindre fysisk begrænsning 

Derudover kan et online webinar, seminar eller foredrag også bruges som en slags teaser for det “virkelige” og fysiske foredrag. Det online webinar kan dermed være en 20-30 min. smagsprøve på selve foredraget, så kunden har mulighed for at “testkøre” produktet inden køb. Zevio, som er en webinar-platform, har blandt andet haft stor effekt af sine webinarer og er siden sin start i 2020 vokset fra 0-210.000 abonnenter (dvs. folk der gratis modtager nyhedsbrevet og gratis streamer online webinarer fra hele verden). 

Men hvad gør du, hvis du gerne vil i gang med at afvikle online webinar og foredrag? Hvor skal du starte? Hvilke udfordringer skal du være opmærksom på? Hvilket udstyr skal du benytte? Hvor er det bedst at filme online webinarer og foredrag? Vi har spurgt Daglig leder hos Zevio, Kristian Ravn, og Online Marketing Specialist Andreas Larsen fra Zevio, som har afviklet flere hundrede foredrag under corona-krisen, hvor man skal starte, og hvad man skal gøre, hvis man gerne vil afholde et online foredrag eller webinar.

Udstyr og teknik er et af de vigtigste keywords, når det kommer til online webinar og foredrag. Det er ekstremt vigtigt at dobbelttjekke, at alt teknikken virker, inden afholdelse. Sørg for, at der er styr på skærmene, mikrofonerne og den software du anvender til at streame. 

Hvilket program skal du bruge til at streame online foredrag? 

Der findes mange forskellige programmer til at streame på. Det kan være Zoom, Streamyard eller MelonApp. Der er fordele og ulemper ved alle programmerne, så vælg et der passer til dit behov. Du kan også vælge at outsource dit webinar ud til nogen (eksempelvis Zevio), der så står for teknikken og den tekniske afvikling. 

Ting at overveje: Hvad skal du kunne? Streame for mange mennesker? To oplægsholdere eller flere på samtidig? Online chat mens foredraget finder sted? Online afstemninger mens foredraget finder sted? Gratis programmer der er gode? Betalte programmer til streaming som er gode? 

Når du laver online webinar og foredrag har du egentlig to muligheder: Enten streamer alle til alle, eller også streamer alle til dig – og din maskine sender det så videre ud i verden via en server.

Alle-til-alle-streaming har den fordel at du kan se alle, høre alle og nemt dele slides – samtidig kører det hele med en forsinkelse på under ét sekund. Den forsinkelse kaldes også latency, og angiver den tid der går, fra du knipser foran din computerskærm i Valby til din seer i Mumbai ser det.  Det er typisk den teknologi du oplever, når du deltager i et møde på Google Meet, Zoom eller Microsoft Teams.

Alle-til-alle fart har dog en pris. Lyd- og billedkvaliteten vil lide. Du kommer ikke i nærheden af udsendelser af tv-kvalitet, hvis du bruger denne model. Desuden kommer der et loft på antallet af mulige seere, samtidig med at jo flere seere vil belaste netværket, og dermed reducere kvaliteten.

Selv store udbydere af alle-til-alle tjenester som Zoom har et loft på antal deltagere på alle-til-alle tjenester. Deres loft er 10.000 mennesker, og selvom det vil være nok for de fleste, så kommer denne løsning med prisseddel, der hedder cirka 33.000 danske kroner om måneden.

Din anden mulighed er én-til-alle-streaming (også kaldet HTTP-baseret streaming). Har du brug for mange seere, så er dette din løsning – men du skal være opmærksom på at du kan opleve forsinkelser på 30-40 sekunder fra dit smil rammer kameralinsen til folk ude i stuerne og kontorerne får glæde af det.

Det er værd at bemærke at nyere versioner af http-baserede protokoller kan tillade forsinkelser helt ned til 3-4 sekunder i vores del af verden. Mere forsinkelse må forventes i dele af verden, hvor infrastrukturen er mindre udbygget. Færre server-centre, langsommere levering.

Forsinkelsen gør real-time kommunikation svær. De store http-baserede udsendelser lider derfor af mindre interaktion. Til gengæld kan du levere video hvor både billede og lyd kan konkurrere med Netflix og almindelige tv-udsendelser.

Der er mange muligheder for at opveje for forsinkelsen ved http-baseret streaming. Du kan f.eks. eksperimentere med at bede folk skrive deres kommentarer på en tråd på Facebook – på den måde får du også genereret en masse, meget levende, indhold samtidig med at du afholder dit online webinar.

Slutteligt skal det siges, at HTTP-baseret streaming ofte vil være billigere end alle-til-alle. Til gengæld kræver beregning af priser en lille smule matematik. Som udgangspunkt betaler du pr GB overført til slutbrugere. Så hedder formlen:

(SEERE, ANTAL x KVALITET x SETE TIMER = GB) x Pris pr gb = Pris for udsendelsen

Kvaliteten afhænger af hvilken opløsning folk vælger at se dit program i. Det normale vil være 1080p (Full HD) eller 720p (HD).  720p kræver cirka 0.9 gb pr time, 1080p kræver cirka 1.5. Blot for at nævne det æder slutbrugerens maskine 7.2 gb data pr time (ca.) når de ser video i 4K.

Prisen på en GB kan du forhandle om – specielt hvis du bruger mange. Men lad os bare sige at du giver 0.1 USD per GB.

Så lad os sige at du sender live i 30 minutter til 1200 mennesker i full hd:

1200 x 1.5 x 0.5 = 900 gb

900 gb x 0.1 usd = 90 dollars eller cirka 500 kroner* 

*Bemærk at du også ofte vil opleve nogle omkostninger til konvertering af videosignaler, men det er ofte mindre beløb på et par dollars. Det er ikke værd at dykke ned i, men bør dog nævnes.

Det korte af det lange er, at HTTP-streaming er MEGET billigere, og kvaliteten er meget højere. Desværre er interaktionen svær.

Læs med i næste uge, hvor det handler om Udstyr og teknik, lokation og selve dagen for afholdelse af webinar, eller tilmeld dig vores nyhedsbrev lige HER og modtag den samlede guide helt gratis!