Afvikling af dit arrangement: Sådan bliver det en succes

Så er det dagen: Endelig skal dit arrangement, som du har forberedt længe, afvikles. Når nervøsiteten begynder at vise sig, alt imens gæsterne strømmer til, så kan det være svært at bevare overblik. Athenas har samlet nogle råd til, hvordan du kan takle arrangementet på selve dagen. Vi håber, at de kan bidrage til en succesfuld oplevelse for dig som arrangør, publikum og foredragsholder.

Kom godt fra start

På selve dagen for afholdelsen af dit arrangement er der en række ting, du selv kan gøre for at sikre en god afvikling af foredraget. Mød op på stedet i god tid. Det giver dig mulighed for at kunne imødekomme eventuelle uforudsete problemer, inden deltagerne møder op. Og det giver dig selv en ro, som smitter af på alle andre. 

Hvis det er et større arrangement, så sørg for at tilskynde deltagerne til også at sætte sig på de første rækker. Ofte fylder vi ud bagfra og vil ikke virke pågående ved at vælge de forreste rækker. Når foredragsholderen ankommer, er det vigtigt at give dem en god modtagelse og få dem til at føle sig velkomne. 

Det er ikke en behagelig start for nogen, hvis foredragsholderen selv skal på detektivarbejde for at finde en person, der ved noget om arrangementet. Så sørg for at holde vedkommende orienteret. 

“Jamen, du begynder vel bare, når du er klar?”

Sørg for at give en god introduktion til foredragsholderen inden oplægget begynder.  Flere foredragsholdere oplever at blive mødt med et “Jamen, du begynder vel bare, når du er klar?” Men stemningen hos deltagerne er meget bedre, hvis de lige får en introduktion fra arrangøren. Det er også en oplagt mulighed for dig for at sikre den røde tråd i forhold til dit formål med arrangementet. 

En anden velkendt problemstilling er, at det kan være svært at overholde tiden. Dette gælder både alle de praktiske ting rundt om foredragsholderen, men da især også foredraget selv. Hvis et indslag løber meget over tid, så er det ingen skam at bede om at runde af.  Det viser bare, at du har respekt for deltagerne og deres tid samt eventuelle efterfølgende foredragsholdere. 

#1 Mød op i god tid, så du kan håndtere eventuelle uforudsete problemer.

#2 Tag godt imod foredragsholderen, så denne kan fokusere på foredraget.

#3 Giv en god introduktion til foredraget, så deltagerne får mest muligt ud af det.

#4 Sørg for at holde øje med tiden, og vær klar på at styre med hård hånd hvis nødvendigt.

Skab en god steming

Uagtet kvaliteten af selve foredraget eller hvor modtageligt publikum er, må man ikke undervurdere stemningen i salen. Det er en altafgørende faktor. 

#1 Undervurdér ikke frisk luft – tjek om der skal åbnes et vindue eller nogle døre – især på længere dage.

#2 Fokusér på det positive og ikke det negative. Italesæt glæden over dem, der er mødt op, i stedet for eksempelvis at tale om frafaldet på dagen.

#3 Bed tilhørerne om at slukke mobiltelefoner, eller sætte dem på lydløs tilstand. Selvom folk godt allerede ved den slags kan sådan en reminder bidrage til at skærpe sanserne. Desuden er det med til at forebygge uønskede situationer.

#4 Hvis du ved, at der kommer færre deltagere end beregnet, så fjern stolene. Ingen andre end dig lægger mærke til, om der skulle have været flere.

#5 Et foredrag kan ikke kurere tømmermænd. Hvis deltagerne kører på andendag, og der har været fest aftenen før, så kan selv den bedste foredragsholder ikke kurere hovedpinen.

#6 Lyset kan være med til at sætte en fantastisk stemning. Skal lokalet være mørkt, lyst eller skiftende? 

#7 Sæt dig blandt de øvrige tilhørere. Mange arrangører står i siden af lokalet eller bevæger sig rundt – det gør ikke noget godt for deltagerne. Det er bedre at finde en plads, som du nemt kan gå til eller fra.

Evaluer på arrangementet

Når et foredrag er færdigt, så er det også vigtigt at få afrundet og evalueret. Så sætter pointerne sig bedre fast hos deltagerne. Nogle foredragsholdere gør det selv og i andre tilfælde opsummeres der af en moderator – og i nogle tilfælde eftersendes der materiale. Bare det fungerer for dine deltagere. 

Snak med folk på dagen for at få deres input til, hvad der gik godt og hvad de bedst kunne lide. Og eventuelt også hvilke pointer eller foredrag, der gav bedst mening for dem. Nogle dage efter arrangementet kan du også – hvis det giver mening for jer – evaluere foredraget. Det kan du både gøre ved at sende et spørgeskema ud, en helt enkel mail eller ved at spørge deltagerne over en kop kaffe, hvis det eksempelvis er kollegaer. 

Du kan også altid kontakte foredragsholderen efter arrangementet – dels for at tale om foredraget, men også bare for at spørge dem, hvordan de synes, at dagen gik. De oplever rigtig mange arrangementer og kan måske hjælpe med de spørgsmål, som du måtte spekulere over efterfølgende i forhold til hvad der kunne gøres anderledes i fremtiden.

#1 Få folks reaktioner på dagen – de giver et umiddelbart billede, der ikke mindst siger noget om deres følelser i situationen.

#2 Overvej at efterevaluere i dagene efter. Så får du ofte et lidt andet billede, der i højere grad end følelser handler om, hvad tilhørerne har taget med derfra.

#3 Kontakt eventuelt foredragsholderen, hvis du også gerne vil have input fra en ekstern person, som oplever mange arrangementer og har stor erfaring med det.

Dette blogindlæg er en del af vores gratis e-bog “40 tips til det perfekte arrangement”.

Hent vores gratis e-bog med gode råd

Er du i gang med at planlægge et arrangement? Som Danmarks største og mest erfarne foredragsbureau, har vi hos Athenas lavet en e-bog med en række gode råd, så du undgår de typiske fejl og gør dit event til en succes.

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og hent e-bogen helt gratis. Du får desuden nyheder, inspiration og gode tilbud samt invitationer til gratis foredrag og kundearrangementer.